Office Manager/in (m/w/d)
Stellen-ID
12500
Veröffentlicht am
14.08.2025
Stellenumfang
Vollzeit; 38,5 Std.
Vertragsart
Unbefristet
Einsatzbereich
Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie
Details zu diesem Stellenangebot
Jobtitel
Office Manager/in (m/w/d)
Einsatzbereich
Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie
Stellenart
Nichtwissenschaftliche Stelle
Stellen-ID
12500
Eintritt
Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang
Vollzeit; 38,5 Std.
Vertragsart
Unbefristet
Vergütung
EG 8 TV-L
Rückfragen an
Prof. Dr. med. Payam Akhyari (payam.akhyari@uk-essen.de)
Prof. Dr. med. Matthias Klaus Thielmann (matthias.thielmann@uk-essen.de)
Bewerbung
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Ihre Aufgaben
- Eigenständige Organisation, Strukturierung und Leitung des Chefarztsekretariats
- Entgegennahme von Telefonaten, Erledigung des Postein- und ausgangs, Bestellwesen)
- Terminplanung, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Vorträgen und Dienstreisen sowie Bearbeitung der notwendigen Formalitäten
- Erstellung medizinischer Dokumente (z. B. Arztbriefe, OP-Berichte, Gutachten) nach Diktat
- Empfang und Bewirtung von nationalen und internationalen Gästen
- Pflege der Homepage
- Koordination und Führung des gesamten Sekretariatsteams
- Überwachung und Delegation der fristgerechten Arztbrieffreigabe sowie ICD- und OPS-Kodierung
- Ansprechpartner/in für Patienten und Patientinnen, interne und externe Partner und Vertreter der Medizinindustrie
- Verwaltung und Digitalisierung von Patientendaten und Dokumenten
- Dienstplanerstellung, Urlaubskoordination und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Koordination von Personalangelegenheiten, z. B. Überwachung von Vertragsabläufe, Verwaltung von Bewerbungen etc.
- Optimierung von Arbeitsabläufen und Qualitätssicherung im Sekretariatsbereich
- Enge Zusammenarbeit mit ärztlichem und pflegerischem Personal
- Mitarbeit bei Abrechnung, Leistungszahlen und -statistik und administrativen Sonderprojekten
- Überwachung der Drittmittelgelder der Klinik
- Verantwortung für Schlüssel / Transponder etc. der Klinik
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Sehr gute EDV-Kenntnisse: MS Office, Videokonferenzen
- Erfahrung im Bereich "Teamleitung" ist erforderlich
- Wünschenswerte EDV-Kenntnisse: Medico, SP-Expert
- Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
- Erfahrung in kooperativer interprofessioneller Zusammenarbeit ist erwünscht
- Einwandfreie Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Kooperation mit unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik
Freuen Sie sich auf
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
- Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
- Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
- Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
- Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
- Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
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